Gemstone Compliance and Audit

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The gemstone industry has had a history of free trade and non-compliance with many entrepreneurs making good income from mining to cutting to wholesaling gemstones. It’s been the wild west show for many years, but those days are coming to an end. Gemstone sellers will be facing various issues regarding compliance to prove the legitimacy of their business.

Historical attitudes of gemstone compliance

When we started Gem Rock Auctions in 2005 after establishing Opal Auctions in 2004, I was staggered to see a completely different attitude to the gemstone industry compared to the opal industry. This beautiful billion-dollar gemstone industry had so many people stuck in the past, and I will be blunt, with attitudes that were not in the buyer’s best interest. There was little interest in making a seller ‘verified’ and little interest in ‘certified coloured gemstones’, and no talk of compliance issues in this cash dominated industry. So many applicants to join Gem Rock Auctions would apply and make the following comment: “I have been buying from my friend or family for years and his stock is always correct, so I do not need to check with a certificate.” I wouldn’t approve these applications, and now 10 years later we don’t hear these comments anymore as I can guarantee they lace 10% of their stocks.

Why the gemstone industry will change sooner than later

There are so many factors that affect the industry. Some minor and several major factors, and more recently, compliance issues are now starting worldwide. Terrorism and money laundering laws in the Western countries from USA to UK and Australia, are now starting to affect this industry. It’s estimated that between 500 billion to trillion of dollars is involved in money laundering annually worldwide. It’s interesting that the developed countries with high debts are leading this push to counter money laundering, as they require the tax now from cash or laundering transactions.

It’s not a coincidence that Switzerland closed it secret banking system due to the Western government pressure. The Panama papers could only come to light if a government agency or a Billionaire didn’t target these laundering companies for political or economic gain. Regardless of the motives, it does give a warning to our industry that every business dealing in cash will come under scrutiny.

For years it has been common knowledge that drug dealers would buy the top diamonds with cash money and these transactions were untraceable and no tax is paid. Many countries are now moving on money laundering, even under the Terrorism banner to crackdown on these cash transactions.

Australia’s watchdog is Austrac

CDD (Customer Due Diligence) is important for AML/CTF as your compliance officer has to risk asses the customer and decide to proceed or not with the order if it’s suspicious.

European commission is changing SWIFT banking agreement USA. UK has a new governing body, the ‘Office for Professional Body Anti-Money Laundering Supervision’ under the FCA. If you are high value dealer of cash orders over Euro 10,000 you will need to register with HM revenue and Customs.

USA have a USA Patriot Act of 2001 which amends the Bank secrecy act of BSA, requiring all financial institutions to establish Anti-Money Laundering (AML) programs. If you sell more than $50,000 per annum of precious metals, stone and jewels, then you are required to implement an anti money laundering program and appoint a compliance officer. All these countries are now starting to enforce their programs.

PayPal compliance in Australia

It’s the duty of PayPal to KYC (Know Your Customer). Most gemstones sellers have not heard of KYC, know your customer, but soon it will be paramount to your business. If you sell online, you will have to utilise PayPal, this will affect the whole gemstone industry. As a gemstone seller you are required to know your customer and to know your suppliers. PayPal is obliged to ask the seller for copies of invoices of all suppliers. These must be detailed invoices with exact figures and weights, so the items bought can be traced. In the future, any invoice that state ‘parcel lot’, or ‘miners deal’ will not be accepted. To date gemstone sellers do not need to register with Austrac, but it’s best to plan now in case it happens as the consequences will be enormous.

For example, if you sell coin bullion, silver or gold in Australia, it doesn’t matter what volume you are legally required to register with Austrac. PayPal will not accept payment if you are not registered. Fines for non-compliance are staggering so documentation must be exact. We have known PayPal to request an Australian bullion seller to register with Austrac. In this situation, even with low sales volume, they have requested to audit his site and have imposed limitations on their account until it’s completed.

Could you imagine the cost of an audit of purchases and suppliers and sales? Auditors cost around $350 per hours so a business could be up for $5,000 to $15,000. This seller had the Ombudsman to help in his dispute for compliance with Paypal and this was only finalised few months ago.

Could your business stand an Audit?

It’s best to prepare now and pay more attention to the exact paperwork so purchased stones can be traced to sales and listings online. KYC also requires that sellers know who you sell too. It is sellers’ responsibility to make sure the person buying is a legitimate transaction and not money laundering. Emphasis is on the seller to make sure the purchaser is legitimate. Sellers must also ship to buyers with registered address.

Gem Rock Auctions has had communications with European buyers who must comply with many official forms and invoices, and recently we had messages from UK buyer also with the same requirements needed. It’s best to prepare now in case the gemstone industry will need compliance as most sellers would not be able to reply to all details required by government agencies.

How to prepare for an audit request or PayPal limitation

Simple recording is all that is required, but it must be exact. The days of cash payments are over. You can keep records with one of two simple systems.

Invoice Trace - Invoice from the supplier can be used for your code and numbering. For example: If J. Smith gemstones gives you an invoice number of 112. Your code can be JS112 and then add item number 001 so the code on one item is JS112001. You can also add the date if you want. Once the items are listed and coded you can add the list item numbers to this invoice for future reference. If you require more information, start an Excel spread sheet. Your code would be numbered in order, but you would add supplier details including date and where listed. Spread sheet is ideal for sellers who do a lot of ‘No Reserve Auctions’ as each day you could update sales report and can see which suppliers stones are selling best. This is a lot more time consuming, however it not only helps compliance reporting but you can also see who you’re most profitable suppliers are.

Blockchain Technology

Some diamond companies have started to use this technology instead of issuing certificates. This technology that is used for Bitcoin is now used for providence evidence for emeralds and diamonds. We hope that one day it will be over the whole gemstone industry.

Gem Rock Auctions also has a unique program called Gemstone Sheriff. This program was started 10 years ago to keep sellers up to date with the latest news in the gemstone industry, especially new treatments for gemstones. This program has been monitored by gemmologists in USA and Australia with over 10,000 audit requests completed.

Our verified sellers are also audited to see if they comply with our strict guidelines to be an approved seller.

Applicants must fill in a form and are then investigated thoroughly to make sure they are in the Gemstone Industry and have intensive product knowledge.

L'industria delle pietre preziose ha avuto una storia di libero scambio e di non conformità con molti imprenditori che guadagnavano bene dall'estrazione mineraria al taglio alle pietre preziose all'ingrosso. È stato lo spettacolo del selvaggio west per molti anni, ma quei giorni stanno volgendo al termine. I venditori di pietre preziose dovranno affrontare varie questioni relative alla conformità per dimostrare la legittimità della loro attività.

Atteggiamenti storici di conformità delle pietre preziose

Quando abbiamo iniziato le Gem Rock Auctions nel 2005 dopo aver fondato le Opal Auctions nel 2004, ero sconcertato nel vedere un atteggiamento completamente diverso nei confronti delle pietre preziose rispetto a quello degli opali. Questa bellissima industria delle pietre preziose da miliardi di dollari ha bloccato così tante persone in passato e io sarò schietto, con atteggiamenti che non erano nel miglior interesse dell'acquirente. Vi era scarso interesse nel rendere un venditore "verificato" e scarso interesse per le "pietre preziose colorate certificate" e non si parlava di problemi di conformità in questo settore dominato dai contanti. Così molti candidati a partecipare a Gem Rock Auctions farebbero domanda e farebbero il seguente commento: "Ho comprato da un mio amico o famiglia per anni e le sue azioni sono sempre corrette, quindi non ho bisogno di verificare con un certificato." Non approverei queste applicazioni, e ora 10 anni dopo non sentiamo più questi commenti perché posso garantire che perdono il 10% delle loro scorte.

Perché l'industria delle pietre preziose cambierà prima o poi

Ci sono così tanti fattori che influenzano il settore. Alcuni fattori minori e diversi importanti e, più recentemente, i problemi di conformità stanno iniziando a livello mondiale. Le leggi sul terrorismo e sul riciclaggio di denaro nei paesi occidentali, dagli Stati Uniti al Regno Unito e all'Australia, stanno ora iniziando a influenzare questo settore. Si stima che ogni anno in tutto il mondo siano coinvolti tra il 500 e il trilione di dollari di riciclaggio di denaro. È interessante notare che i paesi sviluppati con elevati debiti stanno guidando questa spinta per contrastare il riciclaggio di denaro, poiché ora richiedono l'imposta dalle transazioni in contanti o di riciclaggio.

Non è una coincidenza che la Svizzera abbia chiuso il suo sistema bancario segreto a causa della pressione del governo occidentale. I documenti di Panama potrebbero venire alla luce solo se un'agenzia governativa o un miliardario non prendessero di mira queste società di riciclaggio per ottenere un guadagno politico o economico. Indipendentemente dalle motivazioni, avvisa il nostro settore che ogni azienda che commercia in contanti sarà sottoposta a controllo.

Per anni era risaputo che gli spacciatori avrebbero acquistato i migliori diamanti con denaro contante e queste transazioni non erano tracciabili e nessuna tassa veniva pagata. Molti paesi si stanno spostando sul riciclaggio di denaro, anche sotto la bandiera del terrorismo per reprimere queste transazioni in contanti.

Il cane da guardia dell'Australia è Austrac

CDD (Customer Due Diligence) è importante per AML / CTF poiché il responsabile della conformità deve rischiare di valutare il cliente e decidere di procedere o meno con l'ordine se è sospetto.

La commissione europea sta cambiando l'accordo bancario SWIFT USA. Il Regno Unito ha un nuovo organo di governo, l '"Office for Professional Body Anti-Laundering Supervision" sotto l'FCA. Se sei un commerciante di valore elevato di ordini in contanti superiori a Euro 10.000, dovrai registrarti con entrate HM e dogane.

Gli Stati Uniti hanno un USA Patriot Act del 2001 che modifica il segreto bancario della BSA, imponendo a tutti gli istituti finanziari di istituire programmi antiriciclaggio (AML). Se vendi più di $ 50.000 all'anno di metalli preziosi, pietre e gioielli, ti verrà richiesto di attuare un programma antiriciclaggio e nominare un responsabile della conformità. Tutti questi paesi stanno ora iniziando a far rispettare i loro programmi.

Conformità PayPal in Australia

È compito di PayPal verso KYC (Conosci il tuo cliente). La maggior parte dei venditori di pietre preziose non ha mai sentito parlare di KYC, conosce il tuo cliente, ma presto sarà fondamentale per la tua attività. Se vendi online, dovrai utilizzare PayPal, questo influenzerà l'intero settore delle pietre preziose. Come venditore di pietre preziose devi conoscere il tuo cliente e conoscere i tuoi fornitori. PayPal è tenuta a chiedere al venditore copie delle fatture di tutti i fornitori. Queste devono essere fatture dettagliate con cifre e pesi esatti, in modo che gli articoli acquistati possano essere rintracciati. In futuro non saranno accettate le fatture che rechino "lotto pacchi" o "contratto di minatori". Ad oggi i venditori di pietre preziose non devono registrarsi ad Austrac, ma è meglio pianificare ora nel caso in cui ciò accada, poiché le conseguenze saranno enormi.

Ad esempio, se vendi lingotti di monete, argento o oro in Australia, non importa quale volume sei legalmente richiesto per registrarti ad Austrac. PayPal non accetterà il pagamento se non sei registrato. Le multe per non conformità sono sconcertanti, quindi la documentazione deve essere esatta. Abbiamo conosciuto PayPal per richiedere a un venditore di lingotti australiano di registrarsi con Austrac. In questa situazione, anche con un volume di vendite basso, hanno richiesto di controllare il suo sito e hanno imposto limitazioni sul proprio account fino al completamento.

Potresti immaginare il costo di una verifica degli acquisti, dei fornitori e delle vendite? I revisori contabili costano circa $ 350 l'ora, quindi un business potrebbe aumentare da $ 5.000 a $ 15.000. Questo venditore aveva il Mediatore per aiutare nella sua disputa per conformità con Paypal e questo è stato finalizzato solo pochi mesi fa.

La tua azienda potrebbe sostenere un audit?

È meglio prepararsi ora e prestare maggiore attenzione alle pratiche burocratiche in modo che le pietre acquistate possano essere ricondotte alle vendite e agli elenchi online. KYC richiede anche che i venditori sappiano anche chi vendi. È responsabilità dei venditori assicurarsi che la persona che acquista sia una transazione legittima e non un riciclaggio di denaro. L'accento è sul venditore per assicurarsi che l'acquirente sia legittimo. I venditori devono inoltre spedire agli acquirenti con indirizzo registrato.

Gem Rock Auctions ha avuto comunicazioni con gli acquirenti europei che devono conformarsi a molti moduli e fatture ufficiali e recentemente abbiamo ricevuto messaggi dall'acquirente del Regno Unito anche con gli stessi requisiti necessari. È meglio prepararsi ora nel caso in cui l'industria delle pietre preziose abbia bisogno di conformità poiché la maggior parte dei venditori non sarebbe in grado di rispondere a tutti i dettagli richiesti dalle agenzie governative.

Come prepararsi per una richiesta di verifica o limitazione di PayPal

È sufficiente una semplice registrazione, ma deve essere esatta. I giorni dei pagamenti in contanti sono finiti. È possibile conservare i record con uno dei due sistemi semplici.

Traccia fattura : la fattura del fornitore può essere utilizzata per il codice e la numerazione. Ad esempio: se le gemme J. Smith forniscono un numero di fattura di 112. Il tuo codice può essere JS112 e quindi aggiungere il numero articolo 001 in modo che il codice su un articolo sia JS112001. Se lo desideri, puoi anche aggiungere la data. Dopo aver elencato e codificato gli articoli, è possibile aggiungere i numeri degli articoli dell'elenco a questa fattura per riferimento futuro. Se hai bisogno di maggiori informazioni, avvia un foglio di calcolo Excel. Il codice verrà numerato in ordine, ma si aggiungerebbero i dettagli del fornitore tra cui la data e dove elencati. Il foglio di calcolo è l'ideale per i venditori che eseguono molte "aste senza riserva" poiché ogni giorno è possibile aggiornare il report delle vendite e vedere quali fornitori vendono meglio le pietre. Questo richiede molto più tempo, tuttavia non solo aiuta a segnalare la conformità, ma puoi anche vedere chi sei il fornitore più redditizio.

Tecnologia Blockchain

Alcune società produttrici di diamanti hanno iniziato a utilizzare questa tecnologia anziché emettere certificati. Questa tecnologia che viene utilizzata per Bitcoin è ora utilizzata per prove di provvidenza per smeraldi e diamanti . Speriamo che un giorno sarà sull'intera industria delle pietre preziose.

Gem Rock Auctions ha anche un programma unico chiamato Gemstone Sheriff. Questo programma è stato avviato 10 anni fa per tenere aggiornati i venditori con le ultime novità nel settore delle pietre preziose, in particolare i nuovi trattamenti per le pietre preziose. Questo programma è stato monitorato dai gemmologi negli Stati Uniti e in Australia con oltre 10.000 richieste di audit completate.

I nostri venditori verificati sono anche controllati per vedere se rispettano le nostre rigide linee guida per essere un venditore approvato.

I candidati devono compilare un modulo e quindi essere esaminati a fondo per accertarsi di essere nel settore delle pietre preziose e avere una conoscenza approfondita del prodotto.

Questo testo è stato tradotto automaticamente. Spettacolo originale?