Gemstone Compliance and Audit

Traitement...

The gemstone industry has had a history of free trade and non-compliance with many entrepreneurs making good income from mining to cutting to wholesaling gemstones. It’s been the wild west show for many years, but those days are coming to an end. Gemstone sellers will be facing various issues regarding compliance to prove the legitimacy of their business.

Historical attitudes of gemstone compliance

When we started Gem Rock Auctions in 2005 after establishing Opal Auctions in 2004, I was staggered to see a completely different attitude to the gemstone industry compared to the opal industry. This beautiful billion-dollar gemstone industry had so many people stuck in the past, and I will be blunt, with attitudes that were not in the buyer’s best interest. There was little interest in making a seller ‘verified’ and little interest in ‘certified coloured gemstones’, and no talk of compliance issues in this cash dominated industry. So many applicants to join Gem Rock Auctions would apply and make the following comment: “I have been buying from my friend or family for years and his stock is always correct, so I do not need to check with a certificate.” I wouldn’t approve these applications, and now 10 years later we don’t hear these comments anymore as I can guarantee they lace 10% of their stocks.

Why the gemstone industry will change sooner than later

There are so many factors that affect the industry. Some minor and several major factors, and more recently, compliance issues are now starting worldwide. Terrorism and money laundering laws in the Western countries from USA to UK and Australia, are now starting to affect this industry. It’s estimated that between 500 billion to trillion of dollars is involved in money laundering annually worldwide. It’s interesting that the developed countries with high debts are leading this push to counter money laundering, as they require the tax now from cash or laundering transactions.

It’s not a coincidence that Switzerland closed it secret banking system due to the Western government pressure. The Panama papers could only come to light if a government agency or a Billionaire didn’t target these laundering companies for political or economic gain. Regardless of the motives, it does give a warning to our industry that every business dealing in cash will come under scrutiny.

For years it has been common knowledge that drug dealers would buy the top diamonds with cash money and these transactions were untraceable and no tax is paid. Many countries are now moving on money laundering, even under the Terrorism banner to crackdown on these cash transactions.

Australia’s watchdog is Austrac

CDD (Customer Due Diligence) is important for AML/CTF as your compliance officer has to risk asses the customer and decide to proceed or not with the order if it’s suspicious.

European commission is changing SWIFT banking agreement USA. UK has a new governing body, the ‘Office for Professional Body Anti-Money Laundering Supervision’ under the FCA. If you are high value dealer of cash orders over Euro 10,000 you will need to register with HM revenue and Customs.

USA have a USA Patriot Act of 2001 which amends the Bank secrecy act of BSA, requiring all financial institutions to establish Anti-Money Laundering (AML) programs. If you sell more than $50,000 per annum of precious metals, stone and jewels, then you are required to implement an anti money laundering program and appoint a compliance officer. All these countries are now starting to enforce their programs.

PayPal compliance in Australia

It’s the duty of PayPal to KYC (Know Your Customer). Most gemstones sellers have not heard of KYC, know your customer, but soon it will be paramount to your business. If you sell online, you will have to utilise PayPal, this will affect the whole gemstone industry. As a gemstone seller you are required to know your customer and to know your suppliers. PayPal is obliged to ask the seller for copies of invoices of all suppliers. These must be detailed invoices with exact figures and weights, so the items bought can be traced. In the future, any invoice that state ‘parcel lot’, or ‘miners deal’ will not be accepted. To date gemstone sellers do not need to register with Austrac, but it’s best to plan now in case it happens as the consequences will be enormous.

For example, if you sell coin bullion, silver or gold in Australia, it doesn’t matter what volume you are legally required to register with Austrac. PayPal will not accept payment if you are not registered. Fines for non-compliance are staggering so documentation must be exact. We have known PayPal to request an Australian bullion seller to register with Austrac. In this situation, even with low sales volume, they have requested to audit his site and have imposed limitations on their account until it’s completed.

Could you imagine the cost of an audit of purchases and suppliers and sales? Auditors cost around $350 per hours so a business could be up for $5,000 to $15,000. This seller had the Ombudsman to help in his dispute for compliance with Paypal and this was only finalised few months ago.

Could your business stand an Audit?

It’s best to prepare now and pay more attention to the exact paperwork so purchased stones can be traced to sales and listings online. KYC also requires that sellers know who you sell too. It is sellers’ responsibility to make sure the person buying is a legitimate transaction and not money laundering. Emphasis is on the seller to make sure the purchaser is legitimate. Sellers must also ship to buyers with registered address.

Gem Rock Auctions has had communications with European buyers who must comply with many official forms and invoices, and recently we had messages from UK buyer also with the same requirements needed. It’s best to prepare now in case the gemstone industry will need compliance as most sellers would not be able to reply to all details required by government agencies.

How to prepare for an audit request or PayPal limitation

Simple recording is all that is required, but it must be exact. The days of cash payments are over. You can keep records with one of two simple systems.

Invoice Trace - Invoice from the supplier can be used for your code and numbering. For example: If J. Smith gemstones gives you an invoice number of 112. Your code can be JS112 and then add item number 001 so the code on one item is JS112001. You can also add the date if you want. Once the items are listed and coded you can add the list item numbers to this invoice for future reference. If you require more information, start an Excel spread sheet. Your code would be numbered in order, but you would add supplier details including date and where listed. Spread sheet is ideal for sellers who do a lot of ‘No Reserve Auctions’ as each day you could update sales report and can see which suppliers stones are selling best. This is a lot more time consuming, however it not only helps compliance reporting but you can also see who you’re most profitable suppliers are.

Blockchain Technology

Some diamond companies have started to use this technology instead of issuing certificates. This technology that is used for Bitcoin is now used for providence evidence for emeralds and diamonds. We hope that one day it will be over the whole gemstone industry.

Gem Rock Auctions also has a unique program called Gemstone Sheriff. This program was started 10 years ago to keep sellers up to date with the latest news in the gemstone industry, especially new treatments for gemstones. This program has been monitored by gemmologists in USA and Australia with over 10,000 audit requests completed.

Our verified sellers are also audited to see if they comply with our strict guidelines to be an approved seller.

Applicants must fill in a form and are then investigated thoroughly to make sure they are in the Gemstone Industry and have intensive product knowledge.

L'industrie des pierres précieuses a connu des antécédents de libre-échange et de non-conformité, de nombreux entrepreneurs tirant de bons revenus de l'exploitation minière à la taille et à la vente en gros de pierres précieuses. C'est le spectacle du Far West depuis de nombreuses années, mais ces jours se terminent. Les vendeurs de pierres précieuses seront confrontés à divers problèmes de conformité pour prouver la légitimité de leur entreprise.

Attitudes historiques de conformité aux pierres précieuses

Lorsque nous avons commencé Gem Rock Auctions en 2005 après avoir créé Opal Auctions en 2004, j'ai été stupéfait de voir une attitude complètement différente envers l'industrie des pierres précieuses par rapport à l'industrie de l'opale. Cette belle industrie de pierres précieuses d'un milliard de dollars avait tant de gens coincés dans le passé, et je vais être franc, avec des attitudes qui n'étaient pas dans le meilleur intérêt de l'acheteur. Il y avait peu d'intérêt à faire «vérifier» un vendeur et peu d'intérêt pour les «pierres précieuses colorées certifiées» , et on ne parlait pas de problèmes de conformité dans cette industrie à dominante monétaire. Tant de candidats à rejoindre Gem Rock Auctions postuleraient et feraient le commentaire suivant: "J'achète à mon ami ou à ma famille depuis des années et son stock est toujours correct, donc je n'ai pas besoin de vérifier avec un certificat." Je n'approuverais pas ces demandes, et maintenant 10 ans plus tard, nous n'entendons plus ces commentaires car je peux garantir qu'ils détiennent 10% de leurs stocks.

Pourquoi l'industrie des pierres précieuses changera tôt ou tard

Il y a tellement de facteurs qui affectent l'industrie. Certains facteurs mineurs et plusieurs facteurs majeurs, et plus récemment, les problèmes de conformité commencent maintenant dans le monde entier. Les lois contre le terrorisme et le blanchiment d'argent dans les pays occidentaux, des États-Unis au Royaume-Uni et en Australie, commencent maintenant à affecter cette industrie. On estime qu'entre 500 milliards et mille milliards de dollars sont impliqués dans le blanchiment d'argent chaque année dans le monde. Il est intéressant de noter que les pays développés avec des dettes élevées mènent cette poussée pour lutter contre le blanchiment d'argent, car ils exigent maintenant la taxe sur les transactions en espèces ou sur le blanchiment.

Ce n'est pas un hasard si la Suisse a fermé son système bancaire secret en raison de la pression du gouvernement occidental. Les journaux panaméens ne pourraient être révélés que si une agence gouvernementale ou un milliardaire ne ciblait pas ces entreprises de blanchiment à des fins politiques ou économiques. Quels que soient les motifs, cela avertit notre industrie que toutes les entreprises qui traitent en espèces seront soumises à un examen minutieux.

Pendant des années, il était de notoriété publique que les trafiquants de drogue achèteraient les meilleurs diamants avec de l'argent comptant et ces transactions étaient introuvables et aucune taxe n'est payée. De nombreux pays se lancent désormais dans le blanchiment d'argent, même sous la bannière du terrorisme, pour réprimer ces transactions en espèces.

Le chien de garde de l'Australie est Austrac

Le CDD (Customer Due Diligence) est important pour AML / CTF car votre responsable de la conformité doit évaluer le client et décider de poursuivre ou non la commande si elle est suspecte.

La Commission européenne modifie l'accord bancaire SWIFT USA. Le Royaume-Uni a un nouvel organe directeur, le «Bureau de surveillance de la lutte contre le blanchiment d'argent des organismes professionnels» en vertu de la FCA. Si vous êtes un revendeur de grande valeur de commandes au comptant de plus de 10 000 euros, vous devrez vous inscrire auprès des recettes et des douanes HM.

Les États-Unis ont un USA Patriot Act de 2001 qui modifie la loi sur le secret bancaire de la BSA, exigeant que toutes les institutions financières mettent en place des programmes de lutte contre le blanchiment d'argent (AML). Si vous vendez plus de 50 000 $ par an de métaux précieux, de pierres et de bijoux, vous devez mettre en œuvre un programme de lutte contre le blanchiment d'argent et nommer un responsable de la conformité. Tous ces pays commencent maintenant à appliquer leurs programmes.

Conformité PayPal en Australie

C'est le devoir de PayPal envers KYC (Connaissez votre client). La plupart des vendeurs de pierres précieuses n'ont pas entendu parler de KYC, connaissent votre client, mais il sera bientôt primordial pour votre entreprise. Si vous vendez en ligne, vous devrez utiliser PayPal, cela affectera l'ensemble de l'industrie des pierres précieuses. En tant que vendeur de pierres précieuses, vous devez connaître votre client et vos fournisseurs. PayPal est obligé de demander au vendeur des copies des factures de tous les fournisseurs. Il doit s'agir de factures détaillées avec des chiffres et des poids exacts, afin que les articles achetés puissent être retracés. À l'avenir, aucune facture mentionnant «lot de colis» ou «accord de mineurs» ne sera acceptée. À ce jour, les vendeurs de pierres précieuses n'ont pas besoin de s'inscrire auprès d'Austrac, mais il est préférable de planifier dès maintenant au cas où cela se produirait, car les conséquences seront énormes.

Par exemple, si vous vendez des lingots, de l'argent ou de l'or en Australie, peu importe le volume que vous êtes légalement tenu de vous inscrire auprès d'Austrac. PayPal n'acceptera aucun paiement si vous n'êtes pas enregistré. Les amendes pour non-conformité sont stupéfiantes, la documentation doit donc être exacte. Nous savons que PayPal demande à un vendeur de lingots australien de s'inscrire auprès d'Austrac. Dans cette situation, même avec un faible volume de ventes, ils ont demandé à auditer son site et ont imposé des limites à leur compte jusqu'à ce qu'il soit terminé.

Pouvez-vous imaginer le coût d'un audit des achats et fournisseurs et des ventes? Les auditeurs coûtent environ 350 $ par heure, une entreprise peut donc gagner entre 5 000 et 15 000 $. Ce vendeur avait le Médiateur pour l'aider dans son différend pour se conformer à Paypal et cela n'a été finalisé que quelques mois auparavant.

Votre entreprise pourrait-elle subir un audit?

Il est préférable de se préparer maintenant et de prêter plus d'attention à la paperasse exacte afin que les pierres achetées puissent être retracées aux ventes et aux annonces en ligne. KYC exige également que les vendeurs sachent également qui vous vendez. Il est de la responsabilité des vendeurs de s'assurer que la personne qui achète est une transaction légitime et non un blanchiment d'argent. L'accent est mis sur le vendeur pour s'assurer que l'acheteur est légitime. Les vendeurs doivent également expédier aux acheteurs ayant une adresse enregistrée.

Gem Rock Auctions a eu des communications avec des acheteurs européens qui doivent se conformer à de nombreux formulaires et factures officiels, et récemment nous avons reçu des messages d'acheteurs britanniques présentant également les mêmes exigences. Il est préférable de se préparer maintenant au cas où l'industrie des pierres précieuses aurait besoin de conformité, car la plupart des vendeurs ne seraient pas en mesure de répondre à tous les détails requis par les agences gouvernementales.

Comment préparer une demande d'audit ou une limitation PayPal

Un enregistrement simple suffit, mais il doit être exact. Les jours des paiements en espèces sont terminés. Vous pouvez conserver des enregistrements avec l'un des deux systèmes simples.

Suivi des factures - La facture du fournisseur peut être utilisée pour votre code et votre numérotation. Par exemple: si J. Smith gemstones vous donne un numéro de facture de 112. Votre code peut être JS112 et ensuite ajouter le numéro d'article 001 pour que le code sur un article soit JS112001. Vous pouvez également ajouter la date si vous le souhaitez. Une fois les articles répertoriés et codés, vous pouvez ajouter les numéros d'articles de liste à cette facture pour référence future. Si vous avez besoin de plus d'informations, démarrez une feuille de calcul Excel. Votre code serait numéroté dans l'ordre, mais vous ajouteriez les détails du fournisseur, y compris la date et l'endroit où il est indiqué. La feuille de calcul est idéale pour les vendeurs qui font beaucoup d'enchères sans réserve, car chaque jour, vous pouvez mettre à jour le rapport de vente et voir quels fournisseurs les pierres se vendent le mieux. Cela prend beaucoup plus de temps, mais cela aide non seulement les rapports de conformité, mais vous pouvez également voir qui sont vos fournisseurs les plus rentables.

Technologie Blockchain

Certaines sociétés diamantaires ont commencé à utiliser cette technologie au lieu de délivrer des certificats. Cette technologie qui est utilisée pour Bitcoin est maintenant utilisée comme preuve de providence pour les émeraudes et les diamants . Nous espérons qu'un jour ce sera sur toute l'industrie des pierres précieuses.

Gem Rock Auctions a également un programme unique appelé Gemstone Sheriff. Ce programme a été lancé il y a 10 ans pour tenir les vendeurs au courant des dernières nouvelles de l'industrie des pierres précieuses, en particulier des nouveaux traitements pour les pierres précieuses. Ce programme a été surveillé par des gemmologues aux États-Unis et en Australie et plus de 10 000 demandes d'audit ont été traitées.

Nos vendeurs vérifiés sont également audités pour voir s'ils respectent nos directives strictes en tant que vendeur approuvé.

Les candidats doivent remplir un formulaire et faire ensuite l'objet d'une enquête approfondie pour s'assurer qu'ils font partie de l'industrie des pierres précieuses et qu'ils possèdent une connaissance approfondie des produits.

Ce texte a été traduit automatiquement. Afficher l'original ?